Prozessoptimierung lohnt sich für Unternehmen - sie hilft ihnen, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern, indem sie ihre Abläufe optimiert. Aber wie sieht das eigentlich aus? Um Ihnen diese Thematik zu veranschaulichen, haben wir einige Beispiele für Prozessoptimierung für Sie vorbereitet.

Beispiele für Prozessoptimierung: Fall 1

In diesem Beispiel betrachten wir die Verwaltung von Kundenverträgen. Hier ist es wichtig, dass alle Vertragsdaten aktuell, korrekt und vollständig sind.

Zunächst geht es darum, den Prozess zu analysieren. Dafür lohnt es sich die Prozessbeschränkungen zu definieren. In unserem konkreten Beispiel könnten dies sein:

• Vertragsdaten müssen im Aufzeichnungssystem gepflegt und den Datenschutzrichtlinien entsprechen
  
• Vertragsdaten müssen vor möglichen Angriffen auf die IT-Infrastruktur geschützt sein
  

Wenn das Unternehmen einen neuen Kunden gewinnt, müssen eine Reihe von Aufgaben ausgeführt werden. Derzeit werden diese Aufgaben manuell bearbeitet. Der Vertrieb gibt die Informationen über den Kunden, einschließlich des Vertrags, in das CRM-System ein. Anschließend sendet er eine E-Mail an das Kundendienstteam, die Buchhaltung und das Marketingteam. 

Das Kundendienstteam muss einen Kundenbetreuer zuweisen, die Buchhaltung muss die Rechnungen organisieren und das Marketingteam muss ein Willkommenspaket versenden. Der Prozess beruht ausschließlich darauf, dass der Vertrieb daran denkt, alle relevanten Gruppen zu kontaktieren, und dass diese relevanten Gruppen sich an ihre Aufgaben erinnern.

Die anfängliche Optimierung dieses manuellen Prozesses könnte darin bestehen, bei der Kundenanmeldung automatisch einen Workflow auszulösen, der Benachrichtigungen an jede Gruppe zusammen mit den grundlegenden Informationen sendet, die zur Ausführung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Sobald jede Gruppe ihre Aufgabe abgeschlossen hat, klickt sie im Workflow auf „Fertiggestellt“.

Hier können Sie diesen Prozess mit Hilfe der passenden Software erstellen, ihn testen und ihn dann nach einem festgelegten Zeitraum evaluieren. Optimal wäre es, wenn Sie letztendlich feststellen, dass der Prozess nachvollziehbarer geworden ist und schneller vonstatten geht als Ihre vorherige Methode. 

Beispiele für Prozessoptimierung: Fall 2

Ein großes Heizungsreparaturunternehmen, das sich in Familienbesitz befand, benötigte eine Möglichkeit, seinen Kundenservice zu automatisieren. Als familiengeführtes Unternehmen hatten sie jedoch Mühe, eine Lösung zu finden, die ihnen Zeit spart und gleichzeitig den einzigartigen, sympathischen Support, den sie ihren Kunden bieten, aufrechterhält.

Die Lösung war ein benutzerdefiniertes CRM-System. Die Plattform verfügte über eine intuitive Benutzeroberfläche, die einen maßgeschneiderten Ansatz für die Kundeninteraktion und den Service bot, während Daten an einem sicheren Ort verfolgt und aufgezeichnet wurden.

Nach der Bereitstellung der neuen Anwendung sparte das Unternehmen mehr als zwei Stunden pro Tag (ein voller Arbeitstag pro Woche) pro Mitarbeiter an Verwaltungsaufgaben. Außerdem konnten sie immer noch den individuellen Support bieten, den ihre Kunden lieben und erwarten.

Beispiele für Prozessoptimierung: Fall 3

Jetzt werfen wir einen Blick auf einen Lebensmittelhersteller. Dieser litt ständig unter einer inakzeptablen Anzahl von Rückbuchungen von seinen Einzelhandelskunden. Doch was war los?

Es stellte sich heraus, dass ihre Produkte bei der Lieferung ein baldiges Haltbarkeitsdatum hatten - dies störte die Einzelhändler, weil sie dadurch keine maximale Verkaufszeit hatten.

Im Lager bestand das Problem darin, dass die Paletten mit Produkten nicht nach dem Mindesthaltbarkeitsdatum gestapelt wurden. Das war letztendlich die größte Herausforderung: Das Lager hat einfach nicht die richtigen Paletten für die Lieferung zum richtigen Zeitpunkt ausgewählt und der Lebensmittelhersteller musste deswegen ständig Rückbuchungen in Kauf nehmen.

Die Lösung war relativ simpel: Wenn das Produkt aus der Produktion kam und zur Lagerung auf eine Palette gelegt wurde, wurde ein Etikett mit einem Strichcode gedruckt, das auf die Palette kam – das Etikett enthielt neben weiteren Informationen das Datum, bis wann die Palette versendet werden musste. Gabelstaplerfahrer würden dieses Etikett einscannen und könnten sofort erkennen, welche Palette sie entnehmen sollten, um die Bestellungen nach Datumsbereich zu erfüllen.

Soll ich meine Prozesse wirklich optimieren?

Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Unternehmen seine Prozesse optimieren sollte? Sie fragen sich: Macht es wirklich Sinn, an etwas herum zu schrauben, wenn es im Moment gut funktioniert?

• Stellen Sie sich folgende Fragen:
  
• Gibt es Prozesse, die zu lange dauern?
  
• Machen Ihre Mitarbeiter immer noch Fehler, wenn sie Prozessen folgen?
  
• Gibt es Engpässe oder Stellen, an denen Arbeitsabläufe ins Stocken geraten?
  
• Hat einer der Prozesse unnötige Schritte? Könnten Sie Teile des Prozesses streichen und der Prozess würde nicht an Effektivität verlieren?
  
• Haben Sie festgestellt, dass Sie mit Ihren Geschäftsprozessen nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen?
  
• Könnten die Prozesse Ihres Unternehmens in irgendeiner Form verbessert werden?
  

Wenn Sie eine der obigen Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, hat Ihr Unternehmen einen berechtigten Grund, seine Prozesse nicht nur einmalig, sondern regelmäßig zu optimieren!

In gewisser Weise ist die Frage „Ist Prozessoptimierung das Richtige für mich?“ eine hypothetische: Nur wenn alle Ihre Geschäftsprozesse bereits auf höchstem Niveau und bis ins kleinste Detail optimiert sind, gibt es nichts weiter zu tun! Aber wenn es Raum für Verbesserungen gibt, muss etwas dagegen unternommen werden.

Solche und ähnliche Lösungen setzen wir bei der new direction GmbH schnell und zuverlässig um. Bei Fragen oder einem konkreten Anliegen können Sie sich gern direkt mit uns in Verbindung setzen.