Sie möchten sich mit Ihrem Unternehmen erfolgreicher auf dem Markt positionieren und langfristig Ihre Gewinne steigern? Sie wünschen sich die Maximierung Ihrer betrieblichen Effizienz? Prozessanalyse und Prozessoptimierung sollten hierbei die Grundlage Ihrer Pläne bilden. 

Viele Unternehmen analysieren ihre aktuellen Geschäftsprozesse, um eine Grundlage für Prozessverbesserungen zu erhalten und die wichtigsten Problembereiche zu identifizieren. Auf dem Weg dorthin gibt Ihnen dieser Artikel wertvolle Tipps.

Vorteile von Prozessanalyse und Prozessoptimierung

Die traditionelle Wirtschaft hat erkannt, dass „schneller“, „besser“, „billiger“ nicht die einzigen Variablen sind, die Verbraucher bei ihrer Kaufentscheidung berücksichtigen. Für viele Verbraucher ist die Qualität eines Produkts oder einer Dienstleistung genauso wichtig, wenn nicht sogar wichtiger als die Kosten des Produkts oder der Dienstleistung.

Um langfristig erfolgreich zu sein, muss ein Unternehmen ständig neue Innovationen schaffen und agil bleiben, um schnell auf Veränderungen zu reagieren und diese Veränderungen effektiv umzusetzen. Während Effizienz darauf abzielt, Betriebs- und Kapitalkosten zu senken, zielt Agilität darauf ab, die für die Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen erforderliche Zeit zu verkürzen und auf Kunden- und Marktanforderungen zu reagieren. 

Hierfür ist es wichtig, die eigenen Prozesse gut zu kennen, diese richtig analysieren und im Anschluss optimieren zu können. Daraus ergeben sich vielfältige Vorteile:

• Optimierung der Prozessleistung und -effizienz
  
• Verbesserung der Rentabilität durch Steigerung der Produktion und Senkung der Kosten
  
• Höherer Durchsatz
  
• Reduzierung des Lagerbestands
  
• Verkürzung der Zeit bis zur Produktfreigabe
  
• Verbesserte Transparenz und Verwaltbarkeit der Prozessleistung
  

Die Schritte zum Erfolg

Der Schlüssel zur Optimierung der Prozessleistung und Ausführungsfähigkeit liegt in der Verpflichtung des Unternehmens, seine Prozessdokumentation zu definieren, kontinuierlich zu bewerten und zu aktualisieren. Hierbei helfen folgende Schritte:

• Definieren: In der ersten Phase erfassen Sie die Kundenbedürfnisse und identifizieren die zu verbessernden Prozesse und Produkte.
  
• Messen: Bestimmen Sie die Basis- und Zielleistung des Prozesses, definieren Sie Eingangs- und Ausgangsvariablen von Prozessschritten und validieren Sie die Messsysteme.
  
• Analysieren: Analysieren Sie die Daten, um kritische Faktoren zu identifizieren, die für die Prozessausführung erforderlich sind.
  
• Optimieren: Identifizieren Sie Verbesserungspotenzial (prozessual, verfahrenstechnisch, systemisch usw.), um die Ergebnisse zu optimieren und Fehler und Abweichungen zu beseitigen oder zu reduzieren. 
  
• Kontrolle: Überwachen Sie den gesamten Prozess und seien Sie ehrlich - analysieren Sie anhand von Daten wie viel die Optimierung letztendlich wirklich gebracht hat. 

Vergessen Sie dabei nicht, dass Sie nicht alle Prozesse gleichzeitig optimieren können. Hier ist es wichtig, zu priorisieren. Die unternehmerische Relevanz des Prozesses bestimmt, in welcher Reihenfolge Sie das Ganze angehen sollten.

Es ist auch möglich, dass ein Prozess mehrere, nicht auf einmal lösbare Optimierungspotenziale bietet. Hier müssen Sie Stück für Stück vorgehen. 

Vermeiden Sie Stolperfallen

Prozessanalyse und Prozessoptimierung laufen jedoch nicht immer glatt. Es gibt häufige Fallstricke, die Sie unbedingt vermeiden sollten:

• Unklarer Start und Abschluss des Projekts zur Prozessoptimierung
  
• Verwendung der falschen Leistungskennzahlen
  
• Fehlende Eigenverantwortung und Unterstützung in der gesamten Organisation
  
• Nichteinbettung von Prozessänderungen
  
• Mangelnde Ausführung
  

Um diese Stolperfallen möglichst zu vermeiden, gibt es einige Voraussetzungen zu beachten:

• Kunde zuerst (Customer first): Versetzen Sie sich in Ihre Kunden und analysieren Sie ihre Interaktion mit Ihrem Unternehmen. Arbeiten Sie von außen nach innen mit dem Blick auf Prozessverbesserungen und behalten Sie die Unternehmensziele im Auge.
• Gewissenhaftigkeit: Definieren Sie die richtigen KPIs, die benötigt werden, um Optimierungen zu messen, zu analysieren und zu simulieren. Diese Prozess-KPIs sollten auf KPIs zurückgreifen, die auf strategischer Unternehmensebene definiert wurden. Führen Sie außerdem Simulationen Ihrer Prozesse durch, um potenzielle Engpässe im Voraus zu erkennen.
• Zusammenarbeit: Beziehen Sie Prozessverantwortliche und alle Prozessbeteiligte (Mitarbeiter) in alle Phasen des Optimierungsprojekts ein. Bauen Sie Feedback explizit in Ihre Prozesse ein, z.B. durch Feedbackformulare und Fragebögen.
• Kommunikation: Transparenz in der Kommunikation hilft, das Optimierungsprojekt über Wasser zu halten und Ineffizienzen und Inkonsistenzen zu vermeiden. Management-Dashboards mit allen relevanten KPIs sowie (interne) Benachrichtigungs- und Diskussionssysteme zur Förderung der Zusammenarbeit zwischen den am Prozessoptimierungsprojekt beteiligten Personen sind dabei sehr wichtig.
• Kontinuierliche Ausführung: Prozessoptimierung ist in einem Unternehmen nie zu Ende, da neue Prozessengpässe entstehen, sobald die vorherigen gelöst sind. Stellen Sie sich darauf ein, Prozesse in Ihrem Unternehmen kontinuierlich zu verbessern und diese Vorgehensweise in die Unternehmenspolitik einzuführen.

Fazit

Viele Unternehmen setzen bereits darauf, ihre Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Dies gelingt oft mit Hilfe von Software, die extra für das jeweilige Unternehmen und an den individuellen Prozess angepasst entwickelt wurde. Die sogenannte Individualsoftware kann bei der Prozessanalyse und Prozessoptimierung enorm helfen.

Solche und ähnliche Lösungen setzen wir bei der new direction GmbH schnell und zuverlässig um. Bei Fragen oder einem konkreten Anliegen können Sie sich gern direkt mit uns in Verbindung setzen.