Softwarelösungen, die zeitaufwendige Prozesse optimieren, sind ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Doch was passiert, wenn ein Verfahren ineffizient ist und wertvolle Arbeitszeit verschwendet wird? Genau in dieser Situation befand sich eine Heizungsbaufirma mit dem Schwerpunkt auf Infrarot-Flächenheizsysteme. Die Erstellung eines Angebots war ein langwieriger Prozess, der dringend optimiert werden musste. An diesem Punkt kam die new direction GmbH ins Spiel – und gemeinsam mit der Firma haben wir einen bedeutenden Schritt nach vorn gemacht.

Problem

Die Herausforderungen waren klar: Die Angebotserstellung dauerte bisher bis zu sechs Stunden. Jeder neue Auftrag erforderte eine aufwendige manuelle Anpassung bestehender Angebote. Dazu gehörten unter anderem das Kopieren alter Angebote, das Einzeichnen von Heizbahnen auf dem Grundriss, das Erstellen einer Materialliste sowie die Berechnung des zeitlichen Aufwands. Dieser komplexe Ablauf beanspruchte enorme personelle Ressourcen und schaffte Engpässe, da der Inhaber selbst in Doppelschichten arbeiten musste, um ein Angebot pro Tag fertigzustellen.

Es war entscheidend, den Prozess effizienter zu gestalten: Die Angebotserstellung sollte schneller erfolgen, Fehlerquellen minimiert und der gesamte Ablauf transparenter und strukturierter werden. Eine automatisierte Lösung musste her, die sowohl die Qualität als auch die Geschwindigkeit der Angebotskalkulation drastisch verbessert.

Lösung

Unsere Zusammenarbeit mit der Heizungsbaufirma basiert auf drei zentralen Faktoren: Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit und nahtlose Integration in den Arbeitsalltag.

Automatisierte Angebotserstellung mit intelligenter Berechnung

Mit der Entwicklung eines maßgeschneiderten Windows-Tools haben wir den gesamten Angebotsprozess revolutioniert. Anstatt stundenlang manuell an PowerPoint-Vorlagen zu arbeiten, lädt der Nutzer jetzt einfach den Grundriss ins Tool, markiert die einzelnen Räume und weist ihnen die jeweilige Nutzung zu (z. B. Wohnzimmer, Schlafzimmer, Bad). Das System berechnet daraufhin automatisch die optimalen Heizbahnen für Wände, Böden und Decken, erstellt die komplette Materialliste und kalkuliert den Installationsaufwand.

Benutzerfreundliche und effiziente Handhabung

Die Software ist so konzipiert, dass sie mit wenigen Klicks ein erstes Angebotsdokument generiert. Innerhalb von zwei Minuten steht die Basisversion des Angebots bereit, die der Nutzer in weiteren zehn Minuten prüfen und verfeinern kann. Dadurch wird der gesamte Prozess erheblich beschleunigt und vereinfacht.

Nahtlose Integration und unmittelbare Effizienzsteigerung

Das Tool fügt sich perfekt in die bestehenden Arbeitsabläufe des Unternehmens ein. Es ist intuitiv zu bedienen und erfordert keine lange Einarbeitungszeit. Innerhalb weniger Tage konnte die Firma den neuen Angebotsprozess produktiv einsetzen – ohne Umstellungen oder Ausfallzeiten.

Wertsteigerung

Die Zeitersparnis ist enorm: Die Angebotserstellung, die zuvor bis zu sechs Stunden dauerte, ist nun in etwa 15 Minuten abgeschlossen. Dies bedeutet nicht nur eine immense Effizienzsteigerung, sondern auch eine erhebliche Entlastung für den Inhaber, der nun die Zeit hat, sich auf andere zentrale Aufgaben zu konzentrieren oder mehr Angebote pro Tag zu erstellen. Statt nur eines Angebots pro Tag könnte er theoretisch bis zu 24 Angebote in derselben Zeit verfassen.

Solche und ähnliche Lösungen setzen wir bei der new direction GmbH schnell und zuverlässig um. Bei Fragen oder einem konkreten Anliegen können Sie sich gern direkt mit uns in Verbindung setzen.