Effizienz in der Kundenbetreuung ist ein entscheidender Faktor für Beratungsunternehmen. Doch was passiert, wenn wertvolle Zeit durch manuelle und repetitive Prozesse verloren geht? Genau vor dieser Herausforderung stand ein Finanzberatungsunternehmen: Sobald ein Kunde anrief, musste eine Mitarbeiterin in vier verschiedenen Systemen nach den relevanten Kundendaten suchen. Der Zugriff auf die gewünschten Informationen dauerte pro Anruf rund fünf Minuten – ein erheblicher Zeitverlust, der sich im Tagesgeschäft schnell summierte. An diesem Punkt kam die new direction GmbH ins Spiel – und gemeinsam mit dem Unternehmen konnten wir den Prozess erheblich optimieren.

Problem

Die zentrale Herausforderung bestand darin, dass die Kundenberaterin bei jedem Anruf manuell durch vier verschiedene Programme navigieren musste: den Windows Explorer, das CRM-System sowie zwei Finanzierungsportale. Diese zeitaufwendige Suche nach Kundendaten führte nicht nur zu langen Wartezeiten für die Anrufer, sondern auch zu einer reduzierten Anzahl angenommener Gespräche pro Tag. Ziel war es, den gesamten Prozess so effizient wie möglich zu gestalten, sodass die Beraterin sofort auf die Kundenanfragen eingehen konnte.

Lösung

Unsere Zusammenarbeit mit dem Unternehmen basierte auf drei wesentlichen Faktoren: Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit und nahtlose Integration.

Einführung eines individuellen Browser-Plugins zur automatisierten Datensuche

Durch die Entwicklung eines speziellen Browser-Plugins (Extension) konnten wir den Suchprozess grundlegend beschleunigen. Die Beraterin gibt lediglich den Namen des Kunden ein – und das Plugin sorgt dafür, dass in allen relevanten Programmen automatisch die entsprechenden Kundendaten geladen werden. Dies erspart nicht nur die mühsame manuelle Navigation, sondern reduziert auch potenzielle Fehler bei der Dateneingabe.

Maximale Effizienz durch sofortige Verfügbarkeit von Kundeninformationen

Statt sich durch verschiedene Programme zu klicken, kann die Beraterin nun unmittelbar nach Eingabe des Kundennamens mit der Beratung beginnen. Das spart wertvolle Zeit, ermöglicht mehr Kundeninteraktionen pro Tag und verbessert die Servicequalität erheblich.

Nahtlose Integration in den Arbeitsalltag

Das individuell entwickelte Plugin wurde so gestaltet, dass es sich problemlos in die bestehende Softwarelandschaft des Unternehmens einbinden lässt. Zusätzliche Schulungen waren nicht notwendig, da die Nutzung intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet ist.

Wertsteigerung

Die Auswirkungen der Lösung sind enorm: Bei 100 Kundenanrufen am Tag spart das Unternehmen durch dieses kleine Werkzeug über 180 Stunden Arbeitszeit im Monat ein. Das entspricht den Kosten zweier Teilzeitkräfte. Gleichzeitig führt die beschleunigte Bearbeitung zu einer höheren Anzahl angenommener Anrufe und einer gesteigerten Kundenzufriedenheit – jeden Tag.

Wissenswertes

Unter RPA (Robotic Process Automation) versteht man die automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter. Diese Technologie ermöglicht es, wiederkehrende Abläufe effizient und fehlerfrei auszuführen.

Solche und ähnliche Lösungen setzen wir bei der new direction GmbH schnell und zuverlässig um. Bei Fragen oder einem konkreten Anliegen können Sie sich gern direkt mit uns in Verbindung setzen.