Die Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich – doch wenn Prozesse nicht automatisiert sind, kann der Ansturm auf ein Angebot schnell zur Herausforderung werden. Genau das passierte einem Elektromobil-Startup, das per E-Mail Interessenten die Möglichkeit bot, ihr Interesse an Aktien zu bekunden. Der unerwartet hohe Rücklauf brachte die manuelle Datenerfassung an ihre Grenzen.

Als Notlösung begannen die über 80-jährigen Eltern zweier Geschäftsführer, die Daten per Hand in eine MS Excel-Tabelle einzugeben – bis der Anruf der zuständigen Agentur uns um 22:30 Uhr des Folgetages erreichte.

Problem

Die Herausforderung war klar: Tausende Formulare, die Namen, Adressen, gewünschte Stückzahlen und Absichtserklärungen enthielten, mussten strukturiert und fehlerfrei erfasst werden. Da die Daten per E-Mail in ein spezielles Postfach gesendet wurden, war eine automatisierte Lösung erforderlich, um die Erfassung effizient und fehlerfrei zu gestalten – und um den Eltern wieder einen ruhigen Lebensabend zu ermöglichen.

Lösung

Unsere Antwort auf diese Herausforderung: Ein speziell entwickeltes Tool, das automatisch alle eingegangenen sowie zukünftigen E-Mails auswertet und die enthaltenen Informationen direkt in die MS Excel-Tabelle überträgt. Dadurch wurde die manuelle Eingabe überflüssig und die Datenverarbeitung signifikant beschleunigt.

Effizienz durch Automatisierung

Innerhalb kürzester Zeit haben wir die Software entwickelt und implementiert, um die ankommenden E-Mails in Echtzeit zu analysieren und die relevanten Informationen exakt zu extrahieren. Das Tool sorgt für eine fehlerfreie und schnelle Übertragung der Daten – ohne menschliches Zutun.

Transparente Prozesse und reibungslose Weiterverarbeitung

Dank der strukturierten Datenerfassung in der MS Excel-Tabelle können die Informationen nun problemlos weiterverarbeitet werden. Zudem erhalten die Verantwortlichen jederzeit einen Überblick über die aktuellen Eingänge – ohne manuelle Dateneingabe oder Verzögerungen.

Wertsteigerung

Die Automatisierung dieses Prozesses hat nicht nur für eine effiziente und fehlerfreie Verarbeitung der Interessenten-Daten gesorgt, sondern vor allem einen unschätzbaren Vorteil geschaffen: Die Eltern können wieder ihr Leben genießen, während das Startup seine Prozesse professionell und skalierbar gestaltet.

Solche und ähnliche Lösungen setzen wir bei der new direction GmbH schnell und zuverlässig um. Bei Fragen oder einem konkreten Anliegen können Sie sich gern direkt mit uns in Verbindung setzen.