Softwarelösungen, die zeitaufwendige Prozesse optimieren, sind ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Doch was passiert, wenn wertvolle Arbeitszeit durch ineffiziente Informationssuche verloren geht? Genau vor dieser Herausforderung stand ein Dienstleistungsunternehmen, dessen Wissensdatenbank, Dateiablage und Dokumentmanagementsystem (DMS) keine effiziente Recherche ermöglichte. Die Suche nach Informationen beschränkte sich auf Stichworte und Textinhalte, wodurch selbst einfache Anfragen wie "Haben wir all unseren Projekt-Ansprechpartnern die neue Unternehmensadresse mitgeteilt?" oder "Was sind die in den letzten fünf Projektbesprechungen genannten Aussagen zum Thema IT-Infrastruktur?" oft Stunden in Anspruch nahmen. An diesem Punkt kam die new direction GmbH ins Spiel – und gemeinsam mit dem Unternehmen konnten wir den Prozess grundlegend optimieren.

Problem

Die zentrale Herausforderung bestand darin, dass das vorhandene System nicht in der Lage war, kontextbezogene Suchanfragen effizient zu beantworten. Statt relevanter Antworten mussten sich die Mitarbeiter durch zahlreiche Dokumente arbeiten, um die benötigten Informationen zu finden. Diese manuelle Recherche führte zu erheblichen Zeitverlusten und verlangsamte interne Prozesse.

Es war essenziell, eine Lösung zu entwickeln, die das gesamte Unternehmenswissen direkt und intuitiv durchsuchbar macht. Ziel war es, den Zugriff auf relevante Informationen in Sekunden statt Stunden zu ermöglichen und die Produktivität der Mitarbeiter spürbar zu steigern.

Lösung

Unsere Zusammenarbeit mit dem Unternehmen basierte auf drei wesentlichen Faktoren: Künstliche Intelligenz, intuitive Bedienbarkeit und nahtlose Integration in bestehende Systeme.

Einführung eines Custom GPT zur intelligenten Wissensabfrage

Durch die Implementierung einer individuell angepassten "Custom GPT"-Lösung haben wir das Unternehmenswissen direkt befragbar gemacht. Ähnlich wie bei ChatGPT können die Nutzer nun gezielt Fragen stellen und erhalten in Sekundenschnelle exakte Antworten, ohne sich mühsam durch Dokumente arbeiten zu müssen. Das System analysiert den gesamten Datenbestand und liefert relevante, kontextbezogene Ergebnisse.

Maximale Effizienz durch sofortige Antworten

Anstatt stundenlange Recherchen durchzuführen, reicht es nun, eine Frage zu stellen – und die Antwort kommt direkt. So lässt sich beispielsweise in wenigen Sekunden herausfinden, ob eine bestimmte Zertifizierung in den letzten Ausschreibungen berücksichtigt wurde oder welche Kernpunkte in den letzten Projektbesprechungen zum Thema IT-Infrastruktur genannt wurden.

Nahtlose Integration in den Arbeitsalltag

Das Custom GPT wurde so entwickelt, dass es sich problemlos in die bestehenden Systeme der Firma einbindet. Die Mitarbeiter mussten keine neuen Prozesse erlernen – sie nutzen einfach ihr gewohntes System, jetzt jedoch mit einer intelligenten, KI-gestützten Suchfunktion.

Wertsteigerung

Mit der neuen Lösung entfällt die manuelle Recherchearbeit fast vollständig. Informationen, die zuvor zwischen fünf Minuten und vier Stunden Recherchezeit erforderten, stehen nun innerhalb weniger Sekunden zur Verfügung.

Diese erhebliche Zeitersparnis setzt wertvolle Ressourcen im Unternehmen frei und ermöglicht es dem Team, sich auf wichtigere strategische Aufgaben zu konzentrieren.

Wissenswertes

Eigene / Custom GPTs bieten personalisierte digitale Assistenz, die speziell auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten ist und dabei hilft, produktive Aufgaben zu automatisieren und zu optimieren.

Solche und ähnliche Lösungen setzen wir bei der new direction GmbH schnell und zuverlässig um. Bei Fragen oder einem konkreten Anliegen können Sie sich gern direkt mit uns in Verbindung setzen.